Denne artikel handler om at oprette en skabelon til brevfletning med Microsoft Word, som kan uploades til Microsoft Dynamics CRM.
Indledning
Hvad handler det om?:
- Forskellige dokumentformater.
- Forskellige versioner af Word XML-formater.
- Anvendelse af tom skabelon til brug i MS CRM.
- Upload til CRM via web og Outlook-klienten.
Forskellige dokumenttyper og deres roller
Der findes tre typer dokumenter, som kan anvendes til brevfletning, og dem skal vi lige have styr på:
- Dokumenttyper som er fundamentet til brevfletning (. DOT eller. DOTX /. DOTM).
- Skabelonen bruges som grundlag for at oprette brevfletningsdokumenter.
- På den lokale klient er skabelonerne typisk placeret i en skabelonmappe (f.eks. C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\<language>\<type>)
- Vigtigste dokumenter til brevfletning (. DOC eller. DOCX,. DOCM).
- Det vigtigste dokument er den skabelon, der anvendes til at generere de enkelte dokumenter. Den indeholder et link til datakilden og brevfletning tags.
- Motoren til håndtering af brevfletning virker på det primære dokument, og genererer de enkelte dokumenter (resultatet af brevfletningen).
- Dokumenter genereret af en brevfletning.
- De enkelte dokumenter er resultatet af en gennemført brevfletning og er genereret af brevfletningsmotoren.
- Disse dokumenter kan sendes som e-mail, fax eller udskrives.
Et MS CRM dokument til brevfletning skal være en Word XML-fil. Brugerne kan uploade både skabeloner til brevfletning, som så kan virke som skabeloner til yderligere brevfletning.
For at uploade dokumenter til MS CRM, og anvende disse til brevfletningsskabelon, skal brugeren konvertere filerne til XML-fil. At konvertere et Word-dokument til XML fil kan nemt gøres ved at bruge "Gem som" i Word.
MS CRM understøtter begge versioner af Microsoft Word XML-filformat.
- Microsoft Word 2003 kaldet WordML
- Microsoft Word 2007 kaldet Open Office Format
Man skal være opmærksom på, at hvis der er makroer i dokumenter i Word 2007, er der visse begrænsninger. DOCM og. DOTM kan indeholde makroer og kan ikke gemmes i 2007 Word XML-format. Den nye XML-format tillader ikke brug af makroer. Hvis man har brug for makroer er det bedst at gemme dokumenterne i 2003 XML-format, og overføre disse til MS CRM.
Som udgangspunkt anvendes Word 2003-filformatet når der skal oprettes skabeloner. Man kan sidenhen erstatte dokumentet med Word 2007-formatet. Det gør man ved at erstatte den BlankMailMerge.XML-fil placeret i mappen "C:\Program Files\Microsoft Dynamics CRM\Server\ApplicationFiles" med en anden fil, der er i Word 2007-format.
Uploading skabeloner til MS CRM
Både Outlook klienten og web-klienter kan bruges til at uploade skabeloner til MS CRM. Hvis du allerede har en Word XML-fil, der skal uploades, kan du navigere til Settings->Templates->Mail Merge template, og oprette en ny eller redigere et eksisterende brevfletningsskabelon, registrerer og uploade dokumentet i vedhæftet fil.
Personligt syntes jeg det er lettere at oprette og uploade skabeloner ved brug af Word/Outlook. Brugere kan oprette brevfletningen direkte i Word, ganske som man kender det, og derefter på den sidste skærm i guiden Brevfletning, klikkes der på Upload to CRM.
Der er flere fordele ved at anvende Outlook/Word til upload af skabelonen, idet der automatisk bliver registreret; identifikation af sprog id, associrrede entity mv. Datakilden bliver også håndteret korrekt, og skaber sjældent problemer (det kan den godt via upload fra web).
