Jeg får ofte spørgsmålet; hvordan fjerner eller sletter man en bruger fra MS CRM?

Årsagen til at man vil fjerne en bruger fra MS CRM kan være mange, såsom at brugeren ikke længere er i firmaet eller er oprettet ved en fejl.

Lad mig slå det fast. Når man har oprettet en bruger kan man ikke fjerne brugeren igen, og jeg har ikke kendskab til en eneste, som har modet eller nøglen til at slette brugeren direkte i MS CRM-databasen.

Sådan fjernes en bruger...på den rigtige måde

Faktisk fjerner man ikke en bruger fra MS CRM, man Deaktiverer brugeren, men hvad så med de poster (firmaer, kontaktpersoner, aktiviteter mv.) som brugeren ejede? Ja dem skal man forholde sig til. Man kan gøre 2 ting:

• Lade den deaktiverede bruger blive ved med at eje posterne.
• Overlade ejerskabet til en anden bruger.

Jeg er mest tilhænger af, at man overlader ansvaret for posterne til en anden bruger. Dette fordi at poster som har en deaktiveret bruger, som ejer, vil være omfattet af den/de Sikkerhedsroller/-regler, samt den Afdeling, brugeren tilhørte. Hvilket kan give problemer i forhold til at dele brugerens poster.

En bruger håndteres på følgende måde i MS CRM 4.0:

1. Vælg Indstillinger, Administration, Brugere.
2. Åbn formularen for den bruger der skal fjernes.
3. Vælg Handlinger, Tildel poster igen...
4. Vælg alternativet Tildel til en anden bruger, og vælg den ønskede bruger, som ejerskabet skal overdrages til.
    
   
    
   Læg specielt mærke til den "gule" meddelelse, som fortæller, at uansat om brugeren er aktiv eller ej, vil poster skifte ejerskab, og de Arbejdsprocesser (Workflows), brugeren er ejer af vil blive deaktiveret..hvilket bestemt bør kræve en nøjere undersøgelse. Det kan jo være at der er nogle af dem, som er vigtige.


5. Klik på knappen OK.
   Afhængig af hvor mange poster der er i systemet kan det tage kortere eller længere tid at skifte ejerskabet.


6. Slut af med at deaktivere brugeren ved at vælge Handlinger, Deaktiver.
   Lad være med at fjerne brugerens Sikkerhedsroller. det er ikke nødvendigt. Når en bruger er Deaktiveret, kan brugeren ikke længere benytte MS CRM, uanset hvilken Sikkerhedsrolle man måtte have. Det kunne jo være, at brugeren senere skulle Aktiveres igen, og at det derved kunne være rart at se hvilke Sikkerhedsroller Brugeren havde, for måske at beholde disse igen.

En bruger håndteres på følgende måde i MS CRM 2011:

1. Vælg Indstillinger, Administration, Brugere.
2. Åbn formularen for den bruger der skal fjernes.
3. Klik på knappen Overdrag poster.
4. Vælg alternativet Tildel til en anden bruger eller et andet team, og vælg den ønskede bruger eller team (gruppe), som ejerskabet skal overdrages til.
    
   
   
   Læg specielt mærke til den "gule" meddelelse, som fortæller, at uansat om brugeren er aktiv eller ej, vil poster skifte ejerskab, og de Arbejdsprocesser (Workflows), brugeren er ejer af vil blive deaktiveret..hvilket bestemt bør kræve en nøjere undersøgelse. Det kan jo være at der er nogle af dem, som er vigtige.
    
   Som noget nyt, i MS CRM 2011, kan et Team (Gruppe) eje poster. Man bør derfor overveje om ikke det var en ide, at lade f.eks. Teamet Salgsafdelingen eje den afgående brugers poster...i hvert tilfælde indtil andre tager ejerskab af posterne.



5. Klik på knappen OK.
   Afhængig af hvor mange poster der er i systemet kan det tage kortere eller længere tid at skifte ejerskabet.


6. Slut af med at deaktivere brugeren ved at klikke på knappen Deaktiver.
   Lad være med at fjerne brugerens Sikkerhedsroller. det er ikke nødvendigt. Når en bruger er Deaktiveret, kan brugeren ikke længere benytte MS CRM, uanset hvilken Sikkerhedsrolle man måtte have. Det kunne jo være, at brugeren senere skulle Aktiveres igen, og at det derved kunne være rart at se hvilke Sikkerhedsroller Brugeren havde, for måske at beholde disse igen.