En af de nye funktioner i MS CRM 2011, som handler om automatisk oprettelse af Kontaktpersoner eller Kundeemner, er ukendt for de fleste, og kan virke rigtig irriterende...især når man ikke er opmærksom på funktionen og hvad den egentlig gør. Lad os kigge på "sagen".

Hvad handler det om?

I MS CRM 2011 er der en ny personlig indstilling i fanen E-mail.

Formålet

Indstillingen har til formål at oprette en ny Kontaktperson eller Kundeemne når en e-mail spores, og e-mail-adressen ikke findes i MS CRM 2011.

Problemet

Tanken med funktionen er vel egentlig god nok, og tænkt som en hjælp til let at få oprettet en post...men i praksis kan indstillingen være irriterende. Dette fordi at rigtig mange personer har forskellige e-mail-adresser - uden at man egentlig tænker over det. Det vil så forårsage automatisk oprettelse af Kontaktpersoner, uden at man er klar over det.

Et eksempel på forskellige e-mail-adresser, til samme person, kunne være; h.jensen@crmblog.dk, henrik.jensen@crmblog.dk, henrik@crmblog.dk osv.

I tilfælde af at man sporer e-mail med ovenstående e-mail-adresser vil de blive behandlet som om at de var 3 forskellige personer...med mindre alle 3 e-mail-adresser var registreret på samme person.

Bemærk! MS CRM har, som standard, 3 e-mail-adressefelter på Kontaktperson-objektet. Som standard er der kun vist det ene e-mail-felt, men de andre 2 kan indsættes på formularen efter behov. Og nok så vigtigt, så vil alle 3 e-mail-adressefelter virke i forhold til sporing af e-mail fra Outlook. Der "kigges" altså efter e-mail-adresser i alle 3 felter.

En mulig løsning

Jeg anbefaler ofte brugere at slå funktionen fra, da den medfører oprettelse af dubletter i MS CRM, eller at man opretter Kundeemner i stedet for Kontaktpersoner, da Kundeemner ofte er isoleret, og dermed lettere at rydde op i end tilfældet er med Kontaktpersoner.