Jeg kommer rundt i rigtig mange forskelligartede virksomheder, som har mange forskellige behov i forhold til Dynamics CRM/365, og en ting som jeg ofte falder over er, at de fleste virksomheder ikke er opmærksomme på nogle meget store besparelser man kan opnå ved at analysere hvordan Brugerne benytter CRM.
Jeg har medvirket til at virksomheder kan spare flere 100.000 kr. hvert år i licenser, ved at undersøge om Team Member-licensen er dækkende for virksomhedens behov.
Der findes forskellige licensformer i CRM - ofte kaldet Planer (Customer Engagement Plan, Unified Operations Plan, Dynamics 365 Plan), men der findes en særlig licensform som har navnet Team Member.
Det overordnede formål med Team Member er at give brugere adgang til alle CRM-data og kunne opdatere data i de basale Entiteter i Dynamics 365, såsom Firmaer, Kontaktpersoner, Aktiviteter mv.
Hvad må man med en Team Member-licens?
Her er en overordnet liste over de tilladelser man har med en Team Member-licens:
- Adgang til alle platforme: Web (Browser), Mobil, Tablet og Outlook
- Bruge Relationer og Forbindelser mellem poster i CRM
- Køre Arbejdsprocesser der er indstillet til som en proces efter behov (OnDemand Workflows)
- Benytte Gemte Visninger og Brugerdefinerede Visninger
- Benytte Hurtigsøgning, Multisøgning og Avanceret søgning
- Eksportere data til Excel
- Læse alle CRM-data i den pågældende plan
- Redigere data i Firmaer, Kontaktpersoner, Aktiviteter & Noter, Fælles kalendere og Annonceringer
- Redigere Vidensbaseartikler, Brugerdefinerede Dashboards og Rapporter
- Indrapportere og godkende Tid og Omkostninger. Godkende Fakturaer
- Benytte Aktivitets Feeds og Yammer-integration
- Benytte Køer og starte Dialoger
- Redigere data i Brugerdefinerede Entiteter
- Indstille Personlige Indstillinger
- Oprette og Redigere data vedr. Rekvisitioner, Kvalitetskontrol og Service-ordrer
- En del rettigheder i forhold til Portaler og PowerApps til Team Member
Hvad må man IKKE med en Team Member-licens?
Her er en overordnet liste over de tilladelser (Oprette og Redigere) man IKKE har med en Team Member-licens:
- Generelt: Benytte Systemvisninger, Systemdashboards, Systemdiagrammer, Lave skabeloner, Oprette Processer, Lave administrative opgaver såsom tilpasninger
- Salg: Kundeemner, Salgsmuligheder, Konkurrenter, Produkter, Prislister, Territorier, Salgslitteratur, Tilbud, Ordrer, Fakturaer, Mål, Afdelinger, Kampagner
- Service: Sager, Kontrakter, Kontraktskabeloner, SLA'er, Faciliteter & Udstyr, Services, Ressourcer, Arbejdstid, Berretigelser
- Teknisk Service (Field Service): Arbejdsordrer, Ressourcer, Ressourcestyring, Ressourceplanlægning, Serviceaftaler, Lager & Indkøb, Indkøbsordrer, Kundeudstyr, Inventar, Reparationer & RMA
- Projektstyring (Project Service): Projekter, Ressourcsstyring, Projekt-prislister, Kontrakter, Fakturaer, Service, ressourcestyring, Ressourcekompetencer
Priser på licenser
Der er stor forskel på prisen for en Bruger med Fuld adgang og Team Member-adgang. Her er en oversigt, med priser gældende i skrivende stund. Prisen er per Bruger per Måned:
- Customer Engagement Plan: Kr. 723,70
- Unified Operations Plan: Kr. 1.195,76
- Dynamics 365 Plan: Kr. 1.321,61
- Team Member: Kr. 50,40
De fleste virksomheder benytter Customer Engagement Plan, og der er dermed en prisforskel på ca. kr. 670
En virksomhed med 200 Brugere, hvor halvdelen kan "nøjes" med Team Member-licensen kan altså spare ca. kr. 800.000 per år, en besparelse jer har medvirket til at fremkalde i en række tilfælde.
Hvad skal man gøre?
For at benytte den rigtige licensform i Dynamics 365, skal man alliere sig med en person, som har indblik i hvad man må og ikke må i forhold til de forskellige licensformer. Det kan koste dyrt at få besøg af en licenskontrol, for at opdage at man ikke har orden i sine licenser. Jeg anbefaler følgende:
- Konsulter en person som har forstand på licensformerne, og som dermed kan rådgive i brugen af disse i forhold til virksomhedens behov.
- Man bør oprette og benytte Sikkerhedsroller i forbindelse med Brugere der er indstillet til Team Member, for at sikre at Brugerne ikke gør noget som ikke er tilladt.
- Sikre at forskellige miljøer (Udvikling, test, Produktion osv.) overholder licensreglerne.
Yderligere information
Her er nogle links til relevante informationer om licenser: